Veertien jaar geleden leverden we 150 bureaustoelen aan de Hartstichting. Nu, veertien jaar later, kregen we opnieuw een telefoontje. Niet omdat de oude stoelen versleten waren, maar omdat het kantoor toe was aan een nieuwe uitstraling. De bestaande Vitra bureaustoelen functioneerden nog altijd uitstekend, maar de organisatie besloot toch te investeren in een nieuwe werkplek. De oude stoelen kregen vervolgens een tweede leven. We gingen langs bij Willem, facilitair manager bij de Hartstichting, om terug te blikken op het proces en de samenwerking.

Waarom opnieuw Bureau vandervorm?

Voor Willem was de keuze snel gemaakt.

“Die eerste samenwerking is me bijgebleven. Alles liep zoals afgesproken en ik wist: als we ooit weer nieuwe bureaustoelen nodig zouden hebben, dan bel ik Melvin.”

Veertien jaar geleden werd gekozen voor Vitra bureaustoelen. Een investering waar de Hartstichting jarenlang plezier van heeft gehad.

“In al die jaren hebben we de stoelen één keer professioneel laten reinigen. Verder hebben we er eigenlijk geen omkijken naar gehad. Dat zegt wel iets over de kwaliteit.”

De proefstoelen gaven de doorslag

In plaats van direct één stoel te adviseren, stelde Melvin voor om verschillende proefstoelen op locatie te plaatsen. Zo konden de medewerkers zelf ervaren welke stoel het beste bij hen paste.

“Dat gaf meteen vertrouwen. Uiteindelijk gebruik je zo’n stoel iedere dag, dus dan is het belangrijk dat de mensen die erop zitten ook echt mee kunnen beslissen.”

Om de keuze zo objectief mogelijk te maken, stelde Bureau vandervorm een enquête op. Hierin konden medewerkers de verschillende proefstoelen beoordelen op onder meer zitcomfort, ondersteuning en instelmogelijkheden. Door alle reacties te analyseren ontstond een helder beeld van de voorkeuren binnen de organisatie. De Klöber Mera Mesh kwam daarbij als duidelijke favoriet uit de bus.

Volgens Melvin zit daar de kracht van het proces.

“Doordat iedereen zijn ervaring kon delen, ontstond er een breed gedragen keuze. Dat voorkomt discussies achteraf en zorgt ervoor dat je een stoel kiest die echt bij de organisatie past.”

Voor Willem speelde naast de ergonomische eigenschappen ook mee dat de stoel volledig kon worden afgestemd op het bestaande interieur.

“We konden zelf de stoffen en kleuren samenstellen. Daardoor sloten de nieuwe stoelen perfect aan op de uitstraling van ons kantoor.”

Een tweede leven voor 150 bureaustoelen

Nadat de keuze voor de nieuwe bureaustoelen was gemaakt, keek Melvin alvast een stap verder. De bestaande Vitra stoelen verkeerden immers nog in uitstekende staat. In plaats van ze af te voeren, adviseerde hij de Hartstichting om de stoelen te laten opkopen, zodat ze een tweede leven konden krijgen. Een oplossing die niet alleen duurzaam was, maar ook goed aansloot bij de manier waarop de Hartstichting met haar middelen omgaat.

“Als stichting heb je ook een verantwoordelijkheid richting je donateurs. Dat de stoelen een tweede leven kregen én nog iets opleverden, maakte dit voor ons een logische keuze.”

Ontzorgd tot de laatste verpakking

Ook de uitvoering werd zo ingericht dat de organisatie er zo min mogelijk hinder van ondervond. In overleg werd bewust gekozen voor een vrijdag, de rustigste dag op kantoor. Daardoor konden alle 150 bureaustoelen in één dag worden uitgewisseld en konden medewerkers na het weekend direct weer aan de slag.

“Het viel me mee hoe snel het ging. Het team werkte ontzettend efficiënt en nam na afloop ook alle verpakkingen weer mee. Ik hoorde later dat die duurzaam worden verwerkt. Dat zijn van die extra dingen waar je zelf niet over nadenkt, maar die het verschil maken.”

Voor Willem was de cirkel daarmee rond. “Veertien jaar geleden hield ik een goed gevoel over aan de samenwerking. Dat is nu eigenlijk alleen maar bevestigd.”