The word is out: Suzan Schalkx has joined The Clubhouse Office! De afgelopen maanden verving Suzan een collega in de rol van projectcoördinator. Dat bood direct de gelegenheid om de werkprocessen te leren kennen. Ze dompelde zich onder in het werkveld van Bureau vandervorm met het oog op procesverbeteringen. Om deze vervolgens, nu het team weer compleet is na de terugkeer van diverse verloven, geleidelijk door te voeren met het hele team. Ze stelt zich graag aan je voor.

Welke zaken vielen je de eerste maanden op?

“Twee zaken sprongen er voor mij uit. Beide komen voort uit een groot verantwoordelijkheidsgevoel dat leeft binnen het team. Ten eerste: processen zijn soms dubbel geregistreerd vanuit de wil om controle op het proces en de bewaking te houden. We ondervangen dit nu met andere registratiemethoden. En ten tweede: ik zie dat het team zichzelf continu wil verbeteren, maar dat het niet altijd lukt door de bekende waan van de dag. Daar ondersteun ik nu bij. Continu verbeteren houdt voor mij in: kritisch naar je proces blijven kijken, checken of de aandacht op de werkvloer uitgaat naar de juiste zaken en goed luisteren naar de klant. Kortom: kijken waar het slimmer of beter kan. Bij dit proces faciliteer ik dat we onze werkzaamheden aan het begin van de week prioriteren, concrete verbeteringen in ons proces definiëren, deze doorvoeren en evalueren. Ik bewaak dit proces en stuur bij waar nodig. Op deze manier laat ik het team ook kennismaken met Scrum, zodat we klanten die ook volgens deze methodiek werken optimaal kunnen ondersteunen.

Welke affiniteit heb je met kantoorinrichting?

“Bij mijn vorige functies heb ik ervaren wat inrichting met mensen doet. Hoe fijn het is om in een gemoedelijke werkomgeving te zijn, of dat nu thuis of op kantoor is. Je merkt direct wat voor impact zo’n ruimte heeft en hoe deze voor verbinding zorgt. En omgekeerd, hoe werkprocessen haperen wanneer de faciliteiten rondom bijvoorbeeld vergaderingen onvolledig zijn. Hoe je kantoor is ingericht, bepaalt hoe er wordt gewerkt.”

Hoe heb je de afgelopen maanden bij Bureau vandervorm ervaren?

“Ik ben blij met mijn keuze en oprecht onder de indruk van de manier waarop Bureau vandervorm streeft naar perfectie voor klanten. Daarnaast weet ik dat we elkaar goed aanvullen. Melvin en de andere teamleden zijn sterk in het conceptualiseren van creatieve ideeën, ikzelf bied de nodige executiekracht. Zo komen ideeën als What’s Cooking, ons tweemaandelijkse evenement, tot leven. Hierbij laat een teamlid zijn of haar kookkunsten zien in het workcafé van ons Clubhouse Office en wordt een gastspreker uitgenodigd om ook onze kennispapillen te prikkelen. Het implementeren van zulke veranderingen en vervolgens zien wat deze teweegbrengen, geeft mij – en het team – veel energie.”

Pas je deze manier van verandermanagement ook toe voor andere bedrijven?

“Ik gebruik mijn kennis en ervaring om onze eigen processen te verbeteren, maar pas deze met evenveel plezier toe voor onze klanten. Je zou mijn werk kunnen omschrijven als een balanceeract. Ik zoom in op de dieperliggende, vaak onbewuste wensen en koppel deze aan het grotere plaatje. Ik inventariseer, kortgezegd, welke impact veranderingen binnen de organisatie hebben op de kantoorinrichting. In veel gevallen is deze aanpak cruciaal om de manier van werken aan te laten sluiten op het ontwerp. Dit gaat zoveel verder dan het selecteren van passende meubels en kleuren. De essentie van mijn werk is het samenbrengen van mens, werkomgeving en proces. Dit kan alleen door oog te hebben voor de dynamiek op de werkvloer.”

Maak kennis met Suzan

Staat je onderneming ook voor een grootschalige transitie? Suzan adviseert je graag over kantoorinrichtingselementen die rechtdoen aan je nieuwe werkmethoden en -processen. Stuur haar een bericht op suzan@bureauvandervorm.nl of bel +31 (0)30 – 3690747 voor meer informatie.