Goed conceptualiseren vormt het startpunt van een nieuwe kantoorinrichting. Hoe je vervolgens het concept op de tekentafel transformeert tot de uiteindelijke realisatie? Dat is waar een projectcoördinator om de hoek komt kijken. Nienke Bouwmeester is zo iemand. In een openhartig interview vertelt ze hoe zij ervoor zorgt dat projecten bij Bureau vandervorm soepel verlopen en gaat ze dieper in op haar rol en verantwoordelijkheden.

Van account assistant tot projectcoördinator

“Een projectcoördinator is een echte teamspeler en gedijt goed in een dynamische omgeving”, aldus Nienke, die is begonnen als account assistant en doorgegroeid tot projectcoördinator. “Bij Bureau vandervorm heb ik de kans gekregen om hierin te groeien en mijn vaardigheden te ontwikkelen”.

Een groeiproces dat Bureau vandervorm zelf ook heeft doorlopen, constateert Nienke. “Het is fantastisch om te zien hoe het bedrijf de afgelopen 5,5 jaar is gegroeid. Dat ik mee mocht pionieren bij de ontwikkeling van The Clubhouse Office is erg bijzonder. Vooral het brainstormen dat daaraan voorafgaat. Wat wil je laten zien in een working showroom? Welke werkvormen wil je er faciliteren? Enzovoorts. En vervolgens het uitwerken van die vragen.”

Samen toewerken naar een mooi eindresultaat

Als projectcoördinator werk je samen met klanten om hun visie voor de kantoorinrichting tot leven te brengen. Dat begint met het luisteren naar hun behoeften en wensen, stelt Nienke. “We beginnen from scratch samen met de klant en werken toe naar een mooi eindresultaat. Op de dag van de oplevering zie je iets staan wat je met elkaar hebt bedacht. Dat geeft een enorme boost!”.

Communicatie is hierbij een belangrijke factor. “Als projectcoördinator ben ik verantwoordelijk voor het traject van offerte tot oplevering. Ik ben dus al in een vroeg stadium in beeld bij klanten. Klanten kennen me dus goed”, benadrukt Nienke. “Door regelmatig met hen te communiceren, blijven ze op de hoogte van de projectvoortgang en ontstaat er ruimte voor feedback en eventueel bijsturen.”

Succesvol projectmanagement

“Binnen deze rol heb je met veel verschillende partijen te maken: klanten, leveranciers, monteurs en je team. Snel kunnen schakelen is daarom een vereiste”, licht Nienke toe. “Een order bestaat vaak uit meerdere leveranciers. Het vergt een vooruitziende blik, het nodige contact en een strakke planning met alle betrokken partijen om alles in goede banen te leiden en de opleverdeadline te halen.”

De in-huis-situatie bij de klant heeft vaak extra aandacht nodig, weet Nienke. “Neem kantooromgevingen in Amsterdamse grachtenpanden. Daar is vooruitdenken echt het sleutelwoord. Moet er bijvoorbeeld een verhuislift aan te pas komen? Of moet er een raam uit om meubels van A naar B te krijgen? Voor een buitenstaander lijken dat slechts details, terwijl juist die ‘details’ voor veel oponthoud kunnen zorgen. Alert zijn op remmende factoren is een must om de radartjes perfect in elkaar laten overlopen”, besluit Nienke.

Benieuwd hoe wij jou kunnen ondersteunen bij de (her)inrichting van je kantoor? Neem vrijblijvend contact met ons op via onderstaande knop om de mogelijkheden te bespreken.