Projectmanagement
Of je nou verhuist naar een nieuw pand, een afdeling verbouwt of werknemers voorziet van nieuwe werkplekken: het kost altijd meer tijd dan je vooraf bedacht had. Dat kan dan maar beter onze tijd zijn, dan die van jou. Jij wilt tenslotte bezig zijn met ondernemen.
En dat kan gewoon. Terwijl wij zorgen dat jouw kantoor vernieuwd wordt, kun jij verder met waar jij goed in bent. Onze projectcoördinatoren bewaken planning, budget en andere afspraken die we vooraf met elkaar maken. Wij zorgen ervoor dat de wensen en plannen voor jouw kantoor gerealiseerd worden.
De fases van
projectmanagement
De fases van projectmanagement bij het aanpassen van je kantooromgeving kent drie stappen, of het nou een ingrijpend verbouwtraject is, een renovatie van verschillende ruimtes of het vervangen van alleen de inrichting.
De drie stappen:
- Werkvoorbereiding
- Uitvoering
- Oplevering
stap voor stap
Hoe gaan wij te werk?
Stap 1
Werkvoorbereiding
Wij gaan aan de slag zodra er akkoord is op het ontwerp en de kostencalculatie. Dit is het fundament van het project. In deze eerste stap bereiden we alles voor om zonder verrassingen aan de uitvoering te kunnen starten.
- samenstellen van een projectteam;
- selecteren van uitvoerende partners;
- offertes opvragen bij onderaannemers;
- inkopen van materialen (w.o. wanden, vloeren, maatwerk, meubilair);
- opstellen gedetailleerde planning;
- inhuissituatie beoordelen
- communicatie aan alle belanghebbenden
Stap 2
Uitvoering
Op de afgesproken datum starten we de uitvoering. Wat tot dan toe alleen nog op papier en in tekeningen stond, wordt nu realiteit. De uitvoerende partijen gaan aan de slag en wij zorgen voor de aan- en bijsturing, zoals:
- opstarten met onderaannemers;
- controleren van de werktekeningen;
- bijhouden van de planning;
- contact onderhouden met alle projectbetrokkenen (leveranciers en uitvoerende partijen).
Zo zijn we regelmatig ter plaatse om te checken of de juiste wand wordt verplaatst, de schilder de goede kleur gebruikt en de verlichting op de afgesproken plek wordt opgehangen. Langzaam maar zeker begint je nieuwe kantoor vorm te krijgen. Als de verbouwing klaar is, zet ons montageteam ten slotte al het meubilair op hun plek.
Tip: Maak binnen jouw organisatie één medewerker verantwoordelijk met wie alles afgestemd kan worden. Zo houden we de lijnen kort en ontstaat er geen ruis.
Stap 3
Oplevering
En dan is het zover: tijd voor de oplevering. Ook dit doen we stapsgewijs:
- vooroplevering: eerste controleronde met de opdrachtgever
- finishing touch van de styling
- controle cablemanagement;
- afronden opleverpunten uit vooroplevering
- definitieve oplevering
- overdrachtsdocument en garantiestukken
doen waar je goed in bent
goed projectmanagement
is essentieel
Continuïteit
Wij geloven in ‘doen waar je goed in bent’. En jij bent goed in het besturen van jouw bedrijf. Dus dat moet je vooral blijven doen. Terwijl wij alles regelen voor een soepel verloop van het verbouwen of herinrichten van jouw kantoor. We streven ernaar dat de werkzaamheden van alle medewerkers gewoon door kunnen gaan. We kunnen niet garanderen dat er geen enkele overlast is, maar wel dat we dit reduceren tot het minimale.
Weinig risico’s
Door het projectmanagement aan ons uit te besteden, worden de risico’s beperkt. Wij beheren namelijk de planning en het budget, waardoor onvoorziene kosten vermeden worden. En valt het toch tegen in de praktijk door onvoorziene gebeurtenissen, dan lossen wij het op.
Kwaliteit en details
Naast alle praktische zaken die een herinrichting of verbouwing met zich meebrengen, hebben wij ook oog voor kwaliteit en details. Dat begint natuurlijk al bij het programma van eisen en het ontwerp.
Wij bewaken bovendien dat gedurende de uitvoering de afgesproken kwaliteitsafspraken ook worden nagekomen. Dat varieert van het controleren van het schilderwerk tot het zorgen voor afdekdopjes onder stoelen. Maar denk ook aan cable management: wij zorgen ervoor dat posities en aansluitingen van vergadertafels en werkplekken. Je wilt tenslotte dat alles meteen werkt.
Kantoor opgeleverd
en dan?
En dan is het moment daar dat alle medewerkers kennis mogen maken met de nieuwe kantoorruimte. En in veel gevallen ook met een nieuwe manier van werken. Denk aan flexibele ruimtes die op verschillende manieren gebruikt kunnen worden. Of concentratieplekken en belcellen. Sommige medewerkers moeten wellicht nog even wennen, anderen voelen zich meteen thuis.
Om medewerkers hierbij zo goed mogelijk te ondersteunen hebben wij een aantal tips:
- creëer nudging: subtiele ‘duwtjes’ om het gewenste gedrag te stimuleren
- organiseer een onboarding moment:
- ergonomische instructie voor werkplek en bureaustoel
- toelichting hoe de nieuwe werkomgeving werkt
- maak werkafspraken (eventueel op teamniveau) over het gebruik van de ruimtes
Door hier extra aandacht voor te hebben, stimuleer je het optimale gebruik van de werkomgeving. Desgewenst kunnen wij hierbij ondersteunen. We adviseren tot slot om na 3 tot 4 maanden te evalueren of de werkomgeving gebruikt wordt en werkt zoals we met elkaar bedacht hadden. Soms is een kleine aanpassing in signing of het maken van een nieuwe werkafspraak nodig voor een optimaler gebruik van de werkomgeving.
een full-service aanpak
Waarom
Bureau vandervorm?
Wij hebben vaker met het bijltje van projectmanagement gehakt. Van grote verbouwtrajecten tot kleine kantoorrenovaties, wij zorgen voor rust en een betrouwbaar verloop van jouw project.
Dit doen wij door te werken met:
- een vast contactpersoon
- (vaste) ervaren en betrouwbare partners
- korte wekelijkse update momenten met de betrokkenen
- bewaken van het ontwerp en programma van eisen
Je krijgt bij ons een full-service aanpak, waarbij wij de grote lijnen in de gaten houden en tegelijkertijd oog hebben voor kwaliteit en details. Van onze klanten krijgen we vaak terug dat ze onze oplossingsgerichtheid enorm waarderen. We kunnen namelijk niet garanderen dat er nooit iets mis gaat in het hele proces. Maar we kunnen wel garanderen dat we het hoe dan ook voor je oplossen.
Conclusie
Hoe groot of klein de aanpassing aan je kantoor ook is, met een ervaren partner voor het projectmanagement kies je voor zekerheid. Zekerheid dat je binnen budget en planning blijft zonder grote risico’s en zekerheid dat jij en je team kunnen blijven doen waar je goed in bent: jouw bedrijf draaiende houden. Bovendien ben je verzekerd van een vernieuwde kantooromgeving, waar medewerkers graag komen en productief kunnen zijn.
Meer weten wat wij voor je kunnen betekenen?
Maak een afspraak
SHOWCASES
Bekijk onze Showcases
Neem een kijkje bij onze klanten waar we complete kantoorinrichtingen hebben gerealiseerd.
Laat je inspireren door gerealiseerde projecten voor klanten zoals fleetkennis, FITZ, Tech bedrijf, en Meant2B. Bekijk ons portfolio en ontdek hoe wij kantoren transformeren en blijvende impact maken.
Showcases
Veelgestelde
vragen (faqs)
Wat is het verschil tussen verbouwing, renovatie en inrichting?
Bij een verbouwing moet je denken aan het verplaatsen van wanden, het vervangen van de vloer, het plaatsen van een koffiepantry of toiletten. We noemen iets een renovatie als we bijvoorbeeld de wanden een andere kleur geven, kasten wrappen en de raambekleding vervangen. Gaan we aan de slag met ander meubilair zoals werkplekken of vergaderstoelen, dan hebben we het vaak over de inrichting.
Hoe lang duurt een kantoorverbouwing gemiddeld?
Dit hangt helemaal af van hoe intensief de verbouwing is en om hoeveel vierkante meters het gaat.
Wat kost projectmanagement? Wordt dat apart berekend?
Wij houden van transparantie en nemen daarom projectmanagement als aparte post op in de kostencalculatie. Hoeveel uren dat zijn, hangt af van de grootte van het project.
Hoe zorg je dat medewerkers tijdens de verbouwing normaal kunnen werken?
Dat kan op verschillende manieren. Als er meerdere afdelingen (of verdiepingen) verbouwd worden, dan kunnen we een schuifplan maken. Als er heel intensief verbouwd wordt, is het soms nodig om extra ruimte tijdelijk te huren. Dat kunnen wij geheel verzorgen. Maar misschien kunnen medewerkers ook thuis werken en verwelkomen we ze weer als het kantoor weer spik en span is.
Wat de wensen of mogelijkheden ook zijn, wij zijn er om jou hierin volledig te ontzorgen. Van het praktisch regelen tot de communicatie.
Ready for a project
Let's shape impact together
Kies voor Bureau vandervorm en ervaar hoe onze expertise en persoonlijke aanpak jouw kantoor transformeert in een inspirerende werkomgeving die indruk maakt. Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Samen realiseren we een kantoor dat écht werkt voor jouw organisatie.
