Hoe drinkt Nalina haar koffie? Met flink wat suiker, zo blijkt! Tijd om samen aan tafel te schuiven voor een nieuwe editie van Koffie met… Een moment om onze collega’s wat beter te leren kennen. Want wat doen ze eigenlijk bij Bureau vandervorm? Wat vinden ze leuk aan hun werk en welke projecten zijn hun favoriet?

Dit keer is Nalina aan de beurt. Als projectcoördinator houdt ze zich bezig met de organisatie en begeleiding van onze interieurprojecten. En af en toe komt ook haar creatieve kant van pas, want ze werkt soms mee aan het ontwerp. Maar welk project is haar tot nu toe het meest bijgebleven?

Tussendoor komt Inez nog even voorbij en natuurlijk mag een potje This or That niet ontbreken. Daarbij krijgt Nalina een reeks dilemma’s voorgeschoteld en moet ze razendsnel kiezen. Niet te lang nadenken dus! Van serieuze werkvragen tot luchtige keuzes.

Benieuwd naar haar antwoorden? Pak er een kop koffie bij en kijk mee. Zo leer je Nalina én haar werk bij Bureau vandervorm een beetje beter kennen.

Het is de Week van het Praatje! Van 12 tot en met 16 oktober staat Nederland in het teken van spontane gesprekken met onbekenden. Een mooi initiatief, vinden wij. En als we dat eens vertalen naar kantoor? Want wanneer heb jij voor het laatst een gesprek aangeknoopt met een collega van een andere afdeling?

Zo’n onverwacht gesprek lijkt misschien niet bijzonder. Toch kan het zomaar het begin zijn van een nieuw idee, een frisse blik op een vraagstuk of een samenwerking die anders nooit was ontstaan. Kruisbestuiving noemen wij dat. En daar kan een slim ingericht kantoor een flinke bijdrage aan leveren.

De beste ideeën ontstaan niet altijd achter je bureau

Op kantoor werken we vaak samen met dezelfde mensen. Logisch, want je hebt je eigen team, projecten en verantwoordelijkheden. Maar juist buiten die vertrouwde kring liggen kansen. Die collega van finance kijkt misschien heel anders naar een vraagstuk dan iemand van marketing. En iemand van de ene afdeling kan zomaar de oplossing hebben voor een probleem waar een ander team al weken mee worstelt.

Soms ontstaan de beste ideeën juist bij de koffieautomaat. Zonder agenda, zonder vergaderverzoek. Gewoon omdat twee collega’s met elkaar in gesprek raken.

Een koffiepunt als ontmoetingsplek

Bij Bureau vandervorm kijken we daarom verder dan alleen het aantal bureaus en vergaderruimtes. We kijken ook naar hoe mensen zich door een kantoor bewegen en waar ze elkaar tegenkomen. Een goed voorbeeld is het centrale koffiepunt. In plaats van een koffieautomaat op iedere afdeling, creëer je één aantrekkelijke plek waar collega’s van verschillende teams samenkomen. Zo vergroot je de kans op onverwachte ontmoetingen en stimuleer je tegelijkertijd meer beweging gedurende de werkdag.

En waarom zou je daar alleen een koffieautomaat neerzetten? Met een fijne zitplek of een aangrenzend workcafé nodig je mensen uit om nét wat langer te blijven. Voor een spontaan gesprek, een korte vraag of een informeel overleg. Het gaat dus niet alleen om waar je de koffie haalt, maar vooral om wat er rondom die plek kan ontstaan.

Ontmoeten én ongestoord werken

Betekent dit dat we het liefst overal open ruimtes en ontmoetingsplekken creëren? Zeker niet. Een kantoor moet ook ruimte bieden aan concentratie, privacy en rust. Niemand zit erop te wachten dat ieder telefoongesprek of koffiepraatje door de hele afdeling te horen is.

Het draait om de juiste balans. Door ontmoetingsplekken, focusruimtes en werkplekken slim te positioneren, geef je verschillende activiteiten hun eigen plek. Zo kunnen collega’s elkaar opzoeken wanneer ze willen samenwerken, zonder anderen daarbij te storen.

En die balans is voor iedere organisatie anders. Daarom kijken we bij een werkplekadvies niet alleen naar de beschikbare vierkante meters, maar juist ook naar de mensen, hun werkzaamheden en de organisatiecultuur.

Zelf ervaren in ons Clubhouse Office

In ons eigen Clubhouse Office in Houten brengen we die gedachte dagelijks in de praktijk. Met een centraal workcafé, verschillende overlegplekken, een focuskamer en zelfs een pooltafel.

Nu zijn we zelf een relatief klein team, dus aan kruisbestuiving geen gebrek. We zitten dicht bij elkaar, wisselen de hele dag ideeën uit en kijken regelmatig met elkaar mee. Maar juist bij grotere organisaties, waar afdelingen soms nauwelijks met elkaar in contact komen, kunnen ontmoetingsplekken een belangrijke rol spelen.

En dat is precies wat we ook bij andere organisaties willen stimuleren. Niet door mensen te verplichten om elkaar op te zoeken, maar door een kantoor te creëren dat uitnodigt tot ontmoeting.

En nu aan de koffie!

De Week van het Praatje is een mooie aanleiding om eens buiten je vertrouwde kring te kijken. Dus loop vandaag eens een andere route naar het koffieapparaat. Maak een praatje met iemand die je nog nauwelijks kent. Wie weet kom je terug met meer dan alleen een cappuccino.

Benieuwd hoe jouw kantoor meer ruimte kan bieden aan spontane ontmoetingen? We denken graag met je mee. En dat gesprek mag wat ons betreft best bij de koffie beginnen. Stuur ons een bericht en we plannen wat in.

Ontmoeten, samenwerken, bijpraten én je kunnen concentreren. Wat ons betreft moet het allemaal kunnen op kantoor. En daar begint voor ons eigenlijk het ontwerpen. Niet bij de vraag hoeveel bureaus we kwijt kunnen, maar bij wat mensen gedurende een werkdag allemaal doen. Wanneer wil je collega’s om je heen? Wanneer werk je samen? En wanneer wil je vooral even met rust gelaten worden?

Radar schreef onlangs een interessant artikel over dat laatste: concentreren op kantoor. Een collega met een snelle vraag, een telefoongesprek naast je, iemand die voorbijloopt. Kleine dingen, maar voor je het weet ben je uit je concentratie. Volgens een expert die Radar sprak, kan het daarna 8 tot 20 minuten duren voordat je weer goed in je taak zit. Best lang voor een ‘heb je even?’

Van ruis naar rust

Hoe zorgen we er dan voor dat ontmoeten en concentreren allebei een plek krijgen? In onze ontwerpen werken we daarvoor vaak volgens het principe van ruis naar rust.

Bij binnenkomst mag er wat gebeuren. Hier komen collega’s en bezoekers binnen, drink je koffie, spreek je elkaar en vindt informeel overleg plaats. Denk aan de ontvangst, het workcafé en andere plekken waar ontmoeting juist welkom is. Verder het kantoor in neemt die reuring steeds een beetje af. Je komt bij de open werkplekken, waar gewerkt wordt maar ook gewoon even iets aan een collega gevraagd kan worden. Nog een stukje verder wordt het rustiger. Hier krijgen concentratieplekken een plek en kun je je steeds meer afsluiten van wat er om je heen gebeurt. Zo ontstaat een logische overgang van levendigheid naar concentratie. De koffieautomaat naast de concentratieplek zetten is tenslotte vragen om afleiding.

Niet alles hoeft aan hetzelfde bureau

Van ruis naar rust gaat niet alleen over waar je iets in het kantoor neerzet. Ook de verschillende soorten plekken moeten passen bij wat mensen gedurende een dag doen. De ene keer wil je met collega’s om tafel. Een uur later moet die presentatie af. En tussendoor staat er ook nog een online meeting in je agenda.

Daarom ontwerpen we verschillende plekken voor verschillende momenten. Een lounge voor informeel overleg waar best wat reuring mag zijn. Een projectruimte om samen aan de slag te gaan. Een treinzit voor een kort overleg. Een phonebooth voor een online meeting. En een plek waar je de deur achter je dicht kunt trekken en even meters kunt maken. Je kiest wat past bij wat je op dat moment gaat doen.

Een deur dichttrekken is niet het hele antwoord

Want concentratie gaat niet alleen over een ruimte met een deur. Ook akoestiek, zichtlijnen en looproutes hebben invloed op hoeveel prikkels je gedurende de dag meekrijgt. Staat je bureau pal aan de route naar het koffieapparaat? Dan komen er waarschijnlijk behoorlijk wat collega’s voorbij. Zit de overlegplek midden tussen de werkplekken? Dan doet de rest van het kantoor automatisch een beetje mee met het gesprek.

Daarom kijken we tijdens het ontwerpen juist naar dat soort dingen. Waar mag het bruisen? Waar kan het wat rustiger? Welke functies zet je bij elkaar en welke liever niet? Soms zit een goede oplossing in een aparte concentratieplek. Soms in akoestiek, een andere indeling of simpelweg een slimmere looproute.

Hoe dat er in de praktijk uitziet

Je ziet die afwisseling bijvoorbeeld terug in onze projecten voor Fitz, Tetra Pak en Netbeheer Nederland. Allemaal andere organisaties, dus ook allemaal een andere mix van plekken.

En we doen het zelf niet anders. In ons Clubhouse Office kun je aan een gewone werkplek zitten, vergaderen, aanschuiven in het workcafé of ergens neerploffen voor overleg. Maar we hebben ook een afgesloten concentratieplek. Die gebruiken we niet de hele dag. Hoeft ook niet. Hij is er voor het moment waarop je denkt: nu even niet. En misschien is dat wel de kern. We hoeven niet te kiezen tussen een kantoor voor ontmoeting of een kantoor om geconcentreerd te werken. Het moet allebei kunnen. Want een kantoor waar je graag naartoe komt is mooi. Een kantoor waar je vervolgens ook nog goed je werk kunt doen, is nog veel beter.

Suzan op haar best! Afgelopen week stond Suzan voor een zaal vol franchisenemers van De Hypotheekshop. Niet voor niets, want ze was gevraagd om te vertellen over haar expertise én toevallig een van haar favoriete onderwerpen: de beleving van ruimtes.

Want wat doet een ruimte eigenlijk met je? Welke invloed hebben kleur en licht op hoe je een plek ervaart? Wat doet goede akoestiek en welke rol speelt geluid? Suzan nam de franchisenemers mee in de wereld achter al die keuzes en liet zien dat de beleving van een ruimte uit veel meer bestaat dan wat je op het eerste gezicht ziet.

Alleen luisteren was er trouwens niet bij. Met een good old Kahoot-quiz werd ook meteen de kennis over hun collega franchiseondernemers getest. Even de boel wakker schudden en iedereen bij de les houden!

Een onderwerp waar Suzan voorlopig nog niet over uitgepraat is. Dank aan De Hypotheekshop voor de uitnodiging!

We hebben er een nieuw gezicht bij! De komende zes maanden loopt Bregje stage bij ons. Ze volgt de opleiding Styling, Interieur en Vormgeving aan Nimeto en gaat de komende tijd vooral veel meekijken, meedoen en ontdekken. Van ontwerp en projecten tot alles wat er achter de schermen bij Bureau vandervorm gebeurt.

We vinden het leuk om studenten een kijkje in onze keuken te geven. Niet alleen omdat zij daar hopelijk veel van opsteken, maar ook omdat wij iedere keer weer leren van een frisse blik. Bregje, leuk dat je er bent. Veel plezier en succes de komende zes maanden!

Veertien jaar geleden leverden we 150 bureaustoelen aan de Hartstichting. Nu, veertien jaar later, kregen we opnieuw een telefoontje. Niet omdat de oude stoelen versleten waren, maar omdat het kantoor toe was aan een nieuwe uitstraling. De bestaande Vitra bureaustoelen functioneerden nog altijd uitstekend, maar de organisatie besloot toch te investeren in een nieuwe werkplek. De oude stoelen kregen vervolgens een tweede leven. We gingen langs bij Willem, facilitair manager bij de Hartstichting, om terug te blikken op het proces en de samenwerking.

Waarom opnieuw Bureau vandervorm?

Voor Willem was de keuze snel gemaakt.

“Die eerste samenwerking is me bijgebleven. Alles liep zoals afgesproken en ik wist: als we ooit weer nieuwe bureaustoelen nodig zouden hebben, dan bel ik Melvin.”

Veertien jaar geleden werd gekozen voor Vitra bureaustoelen. Een investering waar de Hartstichting jarenlang plezier van heeft gehad.

“In al die jaren hebben we de stoelen één keer professioneel laten reinigen. Verder hebben we er eigenlijk geen omkijken naar gehad. Dat zegt wel iets over de kwaliteit.”

De proefstoelen gaven de doorslag

In plaats van direct één stoel te adviseren, stelde Melvin voor om verschillende proefstoelen op locatie te plaatsen. Zo konden de medewerkers zelf ervaren welke stoel het beste bij hen paste.

“Dat gaf meteen vertrouwen. Uiteindelijk gebruik je zo’n stoel iedere dag, dus dan is het belangrijk dat de mensen die erop zitten ook echt mee kunnen beslissen.”

Om de keuze zo objectief mogelijk te maken, stelde Bureau vandervorm een enquête op. Hierin konden medewerkers de verschillende proefstoelen beoordelen op onder meer zitcomfort, ondersteuning en instelmogelijkheden. Door alle reacties te analyseren ontstond een helder beeld van de voorkeuren binnen de organisatie. De Klöber Mera Mesh kwam daarbij als duidelijke favoriet uit de bus.

Volgens Melvin zit daar de kracht van het proces.

“Doordat iedereen zijn ervaring kon delen, ontstond er een breed gedragen keuze. Dat voorkomt discussies achteraf en zorgt ervoor dat je een stoel kiest die echt bij de organisatie past.”

Voor Willem speelde naast de ergonomische eigenschappen ook mee dat de stoel volledig kon worden afgestemd op het bestaande interieur.

“We konden zelf de stoffen en kleuren samenstellen. Daardoor sloten de nieuwe stoelen perfect aan op de uitstraling van ons kantoor.”

Een tweede leven voor 150 bureaustoelen

Nadat de keuze voor de nieuwe bureaustoelen was gemaakt, keek Melvin alvast een stap verder. De bestaande Vitra stoelen verkeerden immers nog in uitstekende staat. In plaats van ze af te voeren, adviseerde hij de Hartstichting om de stoelen te laten opkopen, zodat ze een tweede leven konden krijgen. Een oplossing die niet alleen duurzaam was, maar ook goed aansloot bij de manier waarop de Hartstichting met haar middelen omgaat.

“Als stichting heb je ook een verantwoordelijkheid richting je donateurs. Dat de stoelen een tweede leven kregen én nog iets opleverden, maakte dit voor ons een logische keuze.”

Ontzorgd tot de laatste verpakking

Ook de uitvoering werd zo ingericht dat de organisatie er zo min mogelijk hinder van ondervond. In overleg werd bewust gekozen voor een vrijdag, de rustigste dag op kantoor. Daardoor konden alle 150 bureaustoelen in één dag worden uitgewisseld en konden medewerkers na het weekend direct weer aan de slag.

“Het viel me mee hoe snel het ging. Het team werkte ontzettend efficiënt en nam na afloop ook alle verpakkingen weer mee. Ik hoorde later dat die duurzaam worden verwerkt. Dat zijn van die extra dingen waar je zelf niet over nadenkt, maar die het verschil maken.”

Voor Willem was de cirkel daarmee rond. “Veertien jaar geleden hield ik een goed gevoel over aan de samenwerking. Dat is nu eigenlijk alleen maar bevestigd.”

Waarom is het slim om een projectinrichter al in de ontwerpfase aan te laten sluiten? Het project van Packsize laat precies zien waarom.

Voor het nieuwe kantoor van Packsize vertaalden we het interieurontwerp van Cushman & Wakefield naar een compleet meubelplan. Dat gaat veel verder dan alleen het selecteren van meubels. We stemmen keuzes af, onderzoeken technische mogelijkheden, bewaken het budget, controleren levertijden en zorgen dat alles ook praktisch uitvoerbaar blijft.

Product- en materiaalsessies

Daar gaan verschillende product- en materiaalsessies aan vooraf. Tijdens deze sessies gebruiken we het ontwerp als uitgangspunt en nemen we de architect mee in de mogelijkheden, alternatieven en aandachtspunten. Juist in deze fase kunnen we risico’s signaleren, slimme keuzes maken en waar nodig op tijd bijsturen. Dat voorkomt verrassingen tijdens de uitvoering en zorgt ervoor dat het ontwerp ook daadwerkelijk gerealiseerd kan worden zoals het is bedacht.

Het resultaat? Een interieur waarin alles klopt én een project dat soepel verloopt. Dat is precies waarom we graag al vroeg in het ontwerpproces aanschuiven.

Benieuwd hoe dat eruitziet? Bekijk de volledige showcase van Packsize en ontdek het eindresultaat.

Duurzaamheid zit niet alleen in de materialen die je kiest. Het zit ook in de manier waarop je een kantoor inricht. Want hoe langer meubels en ruimtes meegaan, hoe duurzamer de investering uiteindelijk is. Een toekomstbestendig kantoor kan bovendien meebewegen wanneer een organisatie verandert, zonder dat de complete inrichting op de schop hoeft.

Hergebruik Vitra bank

Bij de inrichting van het nieuwe kantoor van Stout Groep stond die gedachte centraal. Studio Groen+Schild gaf een iconische Vitra bank, die al in bezit was van Stout Groep, een tweede leven in het nieuwe interieur. Zo bleef een kwalitatief meubel behouden en kreeg het opnieuw een passende plek.

Meubels flexibel inzetbaar

Ook in het maatwerk zochten we naar duurzame oplossingen. Zo dachten we mee over de vergader en lunchtafels, die dankzij geïntegreerde wielen eenvoudig kunnen worden verplaatst. Daardoor kan dezelfde ruimte worden gebruikt voor een overleg, lunch of presentatie. Door meubels flexibel inzetbaar te maken, blijft een kantoor langer aansluiten op veranderende wensen en behoeften.

Die manier van denken past perfect bij de duurzame ambitie van Tuin van Medel, het gebouw waarin Stout Groep is gevestigd en dat een Circulariteitsprestatie Gebouwen (CPG) van 8,1 behaalde. Duurzaamheid zit tenslotte niet alleen in de bouw van een pand, maar ook in de keuzes die je maakt voor de inrichting.

Benieuwd hoe dat eruitziet? Bekijk de volledige showcase van Stout Groep.

Hoe richt je een showroom in waar tientallen materiaalstalen overzichtelijk worden gepresenteerd, zonder dat bezoekers door de bomen het bos niet meer zien? Dat was precies de uitdaging bij het ontwerp van de nieuwe showroom van Klift Roest.

Organische vormen in het maatwerk

In haar ontwerp koos Inez daarom bewust voor organische vormen. Niet als stijlmiddel, maar om verschillende functies af te bakenen zonder harde scheidingen te creëren. Die ontwerpkeuze zie je terug in al het maatwerk: van de coffee corner en de stalenrekken tot het opbergmeubel en de overlegtafels. Zo krijgt iedere functie een eigen plek, terwijl de ruimte open en rustig blijft aanvoelen.

De organisch gevormde stalenrekken presenteren niet alleen de verschillende materiaalstalen, maar vormen tegelijkertijd een subtiele afscheiding rondom de gesprekstafel. Zo kunnen klanten in alle rust materialen bekijken, combineren en direct met elkaar vergelijken. Het opbergmeubel met het grote werkblad biedt bovendien volop ruimte om materiaalstalen naast elkaar te leggen, kleuren en structuren te combineren en verschillende mogelijkheden met elkaar te vergelijken.

Juist dat maakt een showroom prettig in gebruik: niet zoveel mogelijk laten zien, maar de ruimte zo inrichten dat bezoekers overzicht houden en materiaalstalen gemakkelijk met elkaar kunnen vergelijken.

Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet? Bekijk de volledige showcase van Klift Roest en ontdek hoe de showroom uiteindelijk is gerealiseerd.

Een maand geleden organiseerden we een kennisevent over AI en de werkomgeving. Tijdens dit event gingen ondernemers, facilitair managers en experts met elkaar in gesprek over de toekomst van werk. Wat ons vooral is bijgebleven, zijn de gesprekken die ontstonden. Niet over welke AI-tool je moet gebruiken, maar over hoe organisaties en kantoren de komende jaren veranderen.

Jim Stolze verwoordde dat mooi:
“𝘽𝙪𝙧𝙚𝙖𝙪 𝙫𝙖𝙣𝙙𝙚𝙧𝙫𝙤𝙧𝙢 𝙝𝙖𝙙 𝙚𝙚𝙣 𝙤𝙣𝙩𝙯𝙚𝙩𝙩𝙚𝙣𝙙 𝙞𝙣𝙩𝙚𝙧𝙚𝙨𝙨𝙖𝙣𝙩𝙚 𝙜𝙧𝙤𝙚𝙥 𝙢𝙚𝙣𝙨𝙚𝙣 𝙗𝙞𝙟 𝙚𝙡𝙠𝙖𝙖𝙧 𝙜𝙚𝙗𝙧𝙖𝙘𝙝𝙩. 𝙎𝙖𝙢𝙚𝙣 𝙝𝙚𝙗𝙗𝙚𝙣 𝙬𝙚 𝙚𝙧𝙫𝙖𝙧𝙞𝙣𝙜𝙚𝙣 𝙚𝙣 𝙘𝙤𝙣𝙘𝙧𝙚𝙩𝙚 𝙩𝙤𝙚𝙥𝙖𝙨𝙨𝙞𝙣𝙜𝙚𝙣 𝙢𝙚𝙩 𝘼𝙄 𝙗𝙚𝙨𝙥𝙧𝙤𝙠𝙚𝙣 𝙬𝙖𝙖𝙧𝙢𝙚𝙚 𝙬𝙚 𝙙𝙚 𝙬𝙚𝙧𝙠𝙤𝙢𝙜𝙚𝙫𝙞𝙣𝙜 𝙣𝙞𝙚𝙩 𝙖𝙡𝙡𝙚𝙚𝙣 𝙥𝙧𝙤𝙙𝙪𝙘𝙩𝙞𝙚𝙫𝙚𝙧 𝙢𝙖𝙖𝙧 𝙤𝙤𝙠 𝙞𝙣𝙨𝙥𝙞𝙧𝙚𝙧𝙚𝙣𝙙𝙚𝙧 𝙠𝙪𝙣𝙣𝙚𝙣 𝙢𝙖𝙠𝙚𝙣.”

Dat is precies waarom we dit soort sessies organiseren!