Veel vergaderruimtes hanteren eenzelfde inrichting. In het midden bevindt zich een langgerekte tafel met meerdere stoelen eromheen en centraal hangt een whiteboard aan de wand. Hier is niets mis mee, natuurlijk, maar bij het inrichten van een vergaderruimte is veel meer mogelijk. De keuze voor de inrichting hangt af van een aantal factoren, die hieronder uitgebreid aan bod komen.

Formeel versus informeel inrichten van de vergaderruimte

Interieurtechnisch gelden verschillende spelregels voor vergaderruimtes met een formeel dan wel een informeel karakter.

Voor een informeel overleg is het niet per definitie nodig om in een afgesloten ruimte bij elkaar te zitten. Dan is het evengoed een optie om met het vergadergezelschap plaats te nemen in de zithoek van de kantoortuin of vrij toegankelijke co-working space. Ook statafels, kantoorkrukken en zit-sta werkplekken geven bij een dergelijk overlegtype focus en bevorderen creativiteit en samenwerking.

Informeel vergadermeubilair bij Transdev.

Voor een meer formele vergadersetting, daarentegen, is een afgesloten vergaderruimte doorgaans prettiger, omdat het werkoverleg dan binnen vier muren blijft. Maar ook dan is er méér mogelijk dan slechts die lange tafel met stoelen eromheen. Zo is het bij het formeel inrichten van de vergaderruimte niet ongebruikelijk om het interieur aan te passen aan de vergadervorm:

• Bij het delen van belangrijke informatie werkt een ovale vergadertafel goed. Het organische lijnenspel triggert een actieve houding en de ovalen vorm garandeert een prettige kijkhoek richting de overige deelnemers;
• Is er veel interactie tussen de deelnemers aan de vergadering? Kies dan voor een carréopstelling;
• Komen er tijdens werkoverlegmomenten vaak gevoelige onderwerpen ter sprake? Dan zorgen huiskamerelementen voor een fijne, barrièredoorbrekende sfeer.

Formeel vergadermeubilair bij Lexence.

Lengte van de vergadermomenten

Duren de vergaderingen in de regel niet langer dan 15 tot 30 minuten? Dan ligt de nadruk wat betreft interieur op snelheid en doelmatigheid. Bij een korte vergaderduur is het zaak de ruimte zo in te richten dat iedereen zijn aandacht er maximaal bij kan houden. Met stoelen die vrij rechtop zitten, stimuleer je een actieve vergaderhouding. Bij vergaderingen met een langere duur is vooral comfort van doorslaggevend belang. Stoelen met goede arm- en rugsteunen, een zachte zitting en dito bekleding zijn in dit geval wenselijk.

Doel van de vergadering

Tot slot is het bij het inrichten van de vergaderruimte ook van belang om rekening te houden met het doel van de vergadering:

• Hebben vergaderingen vaak de vorm van een workshop of cursus? Kies dan voor een opstelling in U-vorm (ook wel bekend als open carréopstelling). De U-vorm faciliteert het maken van notities voor de toehoorders met behoud van interactie met degene die op dat moment het woord voert. Wanneer interactie geen vereiste is en er één spreker aan bod komt waar aanwezigen uitsluitend aandachtig naar luisteren, dan is een theateropstelling geschikter;
• Zou je de vergadering meer typeren als een moment om samen te werken en elkaars creativiteit te stimuleren? Dan werkt het heel goed om in groepen aan hoge tafels met krukken plaats te nemen. Dezelfde opstelling wordt tijdens evenementen veelal ook toegepast voor netwerkdoeleinden.

Informele lounge- en vergaderruimtes bij Usabilla.

Inrichten vergaderruimte via Bureau vandervorm

Om goed, geconcentreerd en effectief te vergaderen is het belangrijk dat de dynamiek op de werkvloer volledig weerspiegeld wordt in de interieurkeuze. Bij Bureau vandervorm geloven we in de kracht van interieur en weten we wat nodig is om vergaderingen maximaal te laten renderen.

Meer weten? Maak dan kennis met onze werkwijze en leg een solide basis voor het interieur van je vergaderruimte. Onze kantoorinrichtingsfilosofie sluit goed aan bij de scrum agile methodiek.

Breng bezieling in je vergadersessies.

Ontdek hier onze werkwijze